¶ Anrufweiterleitung
Hier erfährst du, wie dein novofon KI-Telefonassistent Anrufe während des Gesprächs intelligent weiterleiten kann.
Mit der Anrufweiterleitung kannst du es ermöglichen, dass dein KI-Assistent Gespräche automatisch an eine bestimmte reale Person oder eine andere Telefonnummer (oder einen anderen KI-Telefonassistenten) in Echtzeit weiterleitet. Geeignet bei besonders wichtigen Anliegen oder zur persönlichen Betreuung.
¶ Beliebte Anwendungsfälle
- Support-Hotlines
- Vertriebsaktionen
- Notfälle
- Eskalationen
- Abwesenheitsvertretungen
¶ Anrufweiterleitung einrichten
Damit die Weiterleitung zuverlässig funktioniert, müssen drei Komponenten eingerichtet werden.
¶ 1. Anrufroute erstellen
Im Bereich Anrufweiterleitung befindet sich eine Übersicht aller eingerichteten Anrufrouten.
- Auf den Button „Anrufroute erstellen“ klicken
- Es öffnet sich ein neues Fenster:
- Routennamen eingeben (eindeutiger Name: z.B. Herr Müller)
- Telefonnummer eingeben (im internationalen Format ohne Leer- oder Sonderzeichen angeben, z.B. +4984195914997)
- Geschäftszeiten der genannten Personen hinterlegen: Wochentage auswählen und Arbeitszeit hinzufügen → es können auch mehrere Zeitfenster pro Anrufroute hinzugefügt werden
- Auf „Route erstellen“ klicken
- Die erstellte Anrufroute erscheint jetzt in der Übersicht
Es können mehrere Anrufrouten angelegt und den KI-Telefonassistenten zugewiesen werden (Schritte 2 & 3)
¶ 2. Dem KI-Telefonassistenten eine Anrufroute zuordnen
Im Bereich Agentenverwaltung befindet sich die Übersicht aller erstellten KI-Telefonassistenten. Um Anrufweiterleitungen einzurichten, bearbeite einen bestehenden KI-Telefonassistenten oder erstelle einen neuen.
- Im Reiter Während des Anrufs befindet sich bei „Kommunikation“ das Auswahlfeld „Anrufrouten“
- Wähle hier die im Schritt 1 angelegte(n) Anrufroute(n) aus
¶ 3. Die Anrufroute im Prompt aufführen
Im Reiter Grundinformationen befindet sich das Feld für den „System-Prompt“. Im Prompt legst du fest, wann und an wen weitergeleitet werden soll. Der KI-Telefonassistent erkennt dann während des Gesprächs automatisch, ob die Bedingungen erfüllt sind.
Option A: Definiere innerhalb des Prompts, welche Anrufroute unter welchen Bedingungen gewählt werden soll.
Beispiel:
## Technische Funktionen
- Wenn der Anrufer eine Bestellung tätigen möchte → an Herr Müller weiterleiten: +4984195914997
Option B: Alternativ kann die erstelle Anrufroute auch automatisch in den Prompt integriert werden:
- Klicke auf “Wissen & Anrufrouten einfügen”
- Wähle die Anrufroute aus
Die Anrufroute wird jetzt automatisch im Prompt an der Stelle hinterlegt, an dem sich der Cursor befindet.
Ergänze bei Bedarf die Weiterleitungsbedingung im Prompt, z.B. "Wenn der Anrufer eine Bestellung tätigen möchte oder mit Hr. Müller sprechen möchte → leite weiter an Herr Müller.
Mehr zum Thema Prompt-Engineering
Wenn die Anrufroute erfolgreich erstellt, im KI-Telefonassistenten ausgewählt und im Prompt aufgeführt ist, reagiert die KI in Echtzeit auf das Gespräch und leitet Anrufer direkt an den gewünschten Gesprächspartner weiter.
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai