¶ Kalender
Hier erfährst du, wie dein novofon KI-Telefonassistent auf deine Kalender zugreifen und mit den Anrufern direkt Termine vereinbaren kann.
Mit der Kalenderintegration kannst du es ermöglichen, dass dein KI-Telefonassistent während des Gespräches auf deine Kalender zugreift, freie Termine identifiziert und Termine mit dem Kunden vereinbart. Die Termine werden umgehend in deinen Kalendern hinterlegt.
- In der Kalenderübersicht erhältst du eine Übersicht deiner Termine, sobald ein Kalender erfolgreich angebunden wurde
- Im zweiten Reiter “Ereignisse” sind alle einzelnen Termine deines angebundenen Kalenders aufgelistet
¶ Kalenderintegration
Damit die Terminbuchung zuverlässig funktioniert, müssen drei Komponenten eingerichtet werden.
¶ 1. Kalender verbinden
Es stehen 4 Kalenderoptionen zur Auswahl:
Kalender können bei novofon direkt mit nur wenigen Klicks angebunden werden:
- Klicke auf den entsprechenden Kalendertyp
- Es öffnet sich ein neues Fenster, trage die benötigten Angaben ein
- Wenn dein Kalender erfolgreich verbunden wurde, erscheint er unten im Bereich Kalender-Integration
Es können auch mehrere Kalender unterschiedlicher Typen angebunden werden
¶ Bearbeitungsmöglichkeiten
- Durch klicken auf den Bearbeitungsstift öffnet sich ein neues Fenster:
Hier kannst dem Kalender
- Einen neuen Namen geben
- Die Zeitslot-Dauer bestimmen (die KI nimmt dann automatisch die eingestellten Zeitslots als Vorgabe für die Terminlänge). Gebe dafür die Zeitslot-Dauer ein und bestätige mit der Enter-Taste
- Geschäftszeiten definieren. Hierfür können Zeiträume oder einzelne Tage angewählt und die entsprechende Start- und Endzeit eingetragen werden
Synchronisiere den Kalender einmalig, damit die Termine bei den Ereignissen eingetragen werden (Kreislaufsymbol).
Durch klicken auf das rote Symbol kann der Kalender getrennt werden.
¶ 2. Kalender dem KI-Telefonassistenten zuordnen
Nachdem die Kalender erfolgreich angebunden wurden, können diese den KI-Telefonassistenten zugeordnet werden:
- Im Bereich „Agentenverwaltung“ befindet sich im Reiter „Während des Anrufs“ der Block „Kalender"
- Wähle hier den Kalender aus, auf den die KI zugreifen soll
Jedem KI-Telefonassistenten kann ein Kalender zugeordnet werden.
Wenn mehrere Kalender für Buchungen verwendet werden sollen, dann weitere Kalender über weitere KI-Telefonassistenten mit einer Anrufweiterleitung verbinden.
¶ 3. Die Terminbuchung im Prompt definieren
- In den Grundinformationen befindet sich das Feld für den „System-Prompt“. Definiere innerhalb des Prompts auf welche Kalender zugegriffen werden soll
## Technische Funktionen
Wenn der Anrufer einen Termin buchen möchte → nutze den Kalender Outlook / Microsoft 365
Mehr zum Thema Prompt-Engineering
Wenn die Kalender erfolgreich integriert, im KI-Telefonassistenten ausgewählt und im Prompt aufgeführt sind, reagiert die KI in Echtzeit auf das Gespräch und kann Termine in deine Kalender buchen.
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai