¶ Agentenverwaltung
Im Bereich KI-Agenten befindet sich die Agentenverwaltung. Hier werden alle erstellten KI-Agenten mit den hinterlegten Fähigkeiten angezeigt. Der KI-Agent kann hier auch gestoppt oder gelöscht werden. Klickt man auf den Bearbeitungsstift oder auf "Agent erstellen", so gelant man in den Reiter Grundinformationen.
Anrufweiterleitung, Kalenderintegration, Wissensdatenbank und SMS Follow-ups (Kommunikation) können in mehreren Agenten verwendet werden und sind im Vorfeld eizurichten, damit sie in der Agentenverwaltung verwendet werden können. Siehe dazu die Bereiche unterhalb der Agentenverwaltung.
¶ Grundinformationen
- Trage bei den Agenten Details einen Namen ein und wähle die Stimme für den KI-Agenten
Die Sprache des KI-Agenten muss bei novofon nicht ausgewählt werden, diese erkennt der KI-Agent automatisch anhand des Prompts und der Sprache des Anrufers.
¶ Wissen & Dokumente
- Hinterlege deine erstellte Wissensdatenbank und wähle im Auswahlfeld die Dokumente aus, die der KI-Agent verwenden soll (Mehrfachauswahl möglich)
- Füge die Dokumente abschließend in den Prompt ein.
Beispiel: Wenn der Anrufer Fragen zu den Preisen hat -> nutze das Dokument "Preise_2025"
Oder nutze den Button "Wissen & Anrufroute einfügen"
Mehr zum Thema wissensdatenbank-rag
¶ Kommunikation
- Wähle im Feld Kommunikation die erstellen Anrufrouten für die intelligente Anrufweiterleitung an einen definierten Ansprechpartner aus (Mehrfachauswahl möglich)
- Füge die Anrufroute abschließend in den Prompt ein.
Beispiel: Wenn der Anrufer eine Bestellung tätigen möchte -> leite den Anruf weiter an Herr Müller
Oder nutze den Button "Wissen & Anrufroute einfügen"
Mehr zum Thema Anrufweiterleitung
¶ System-Prompt
Definiere das Verhalten des KI-Agenten im System-Prompt (Herzstück des KI-Agenten)
- Trage die Begrüßungsnachricht ein. Mit dieser fixen Nachricht werden die Anrufe entgegengenommen.
Beachte dass die Begrüßungsnachricht möglichst kurz ist und den Anrufer dazu bewegt, sein Anliegen zu schildern. Bei zu langen Begrüßungsnachrichten können Anrufer den Eindruck erhalten, bei einem Anrufbeantworter gelandet zu sein.
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Setze den Haken bei "Anrufer über Aufzeichnung informieren". Der KI-Agent informiert dann den Anrufer automatisch dass das Gespräch aufgezeichnet wird (gesetzlich vorgeschrieben)
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Im Prompt wird das Verhalten und die Aktionen des KI-Agenten beschrieben.
Damit das Gesprächsverhalten möglichst natürlich ist und die wesentlichen Elemente vorhanden sind, nutze die Vorlagen aus dem Hilfe Center. -
Der Prompt kann als Unterstützung oder erste Anregung für die Inhalte auch mit KI generiert werden. Beschreibe dazu, das der Agent tun soll.
Beispiel: "Erstelle mir einen Prompt für einen KI-Telefonassistenten, der die Anliegen der Anrufer professionell entgegennimmt".
Beachte dabei, dass der KI generierte Prompt als Anregung dienen kann, aber immer nachgearbeitet werden sollte, damit dein KI-Agent gut funktioniert.
¶ novofon-Rufnummer & Status
- Wähle deine bereits vorhandene novofon-Rufnummer aus oder kaufe diese hier, unter welcher dein KI-Agent durchgehend erreichbar ist. Wähle das verfügbare Land aus und klicke “Nummer kaufen”
Die Nummer ist jetzt deinem KI-Agenten zugeordnet und erscheint ebenfalls in der Übersicht der telefonnummern - Aktiviere den KI-Agenten im Feld “Bot-Status”
Speichere mit dem Button unten rechts deine Eintragungen im Reiter “Grundinformationen”.
Nach dem Speichern können die vorgenommenen Einstellungen direkt im Browser getestet werden. Dazu einfach den Button"Agent testen" klicken (beachte dass hierbei Kosten anfallen).
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai
¶ Während des Anrufs
Im zweiten Reiter können dem KI-Agenten zusätzliche Fähigkeiten gegeben werden.
¶ Datenextraktion
Mit der Datenextraktion lassen sich relevante Informationen aus Telefongesprächen automatisch erfassen und für die weitere Verarbeitung nutzen – beispielsweise für angebundene Folgesysteme, oder SMS. So können wichtige Daten wie Name, Telefonnummer oder Produktdetails zuverlässig gesichert und direkt weiterverarbeitet werden.
- Gebe die Variable im Feld Variablenname ein und füge im Beschreibungsfeld eine kurze Definition der Variable ein
Beispiel: Variablenname: Name / Beschreibung: Vollständiger Name der Person oder des Anrufers. - markiere die Variable als Pflichtfeld, diese werden dann vom KI-Agenten aktiv erfragt.
- um eine weitere Variable hinzuzufügen, klicke auf "Variable hinzufügen"
Die Datenextraktion kann bei erweiterten Kenntnissen auch im JSON Format durchgeführt werden, klicke dazu auf den Button "Zu JSON wechseln".
Die Variablen können jetzt im Format {{ Name }} in Folgesysteme integriert werden. Auch im Rahmen der Follow-up SMS an den Kunden können Variablen integriert werden. In diesem Beispiel würde der Anrufer in der SMS mit seinem Namen begrüsst werden.
Wenn du Fragen zu dieser erweiterten Funktion hast, helfen wir dir gerne support@novofon.ai
¶ Websuche
Der KI-Agent kann während des Telefonats Informationen über eine gezielte Internetsuche abrufen – wahlweise im gesamten Internet oder nur auf deiner eigenen Website, um immer aktuelle und relevante Antworten zu liefern.
- aktiviere die Websuche
- bei Website-Whitelist, gebe die gewüsnchte Internetadresse vollständig im unteren Fenster ein
- bei Gesamtes Internet sind keine weiteren Eintragungen vorzunehmen
- Füge die Internetsuche abschließend in den Prompt im ersten Reiter "Grundinformationen" ein.
Beispiel: Wenn der Anrufer Fragen zu den Funktionen hat -> verwende die Internetseite https://novofon.ai
¶ Integrationen
Mit der Kalenderintegration kannst du es ermöglichen, dass dein KI-Agent während des Gespräches auf deinen Kalender zugreift, freie Termine identifiziert und Termine mit dem Kunden vereinbart. Die Termine werden umgehend in deinen Kalendern hinterlegt.
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Wahle bei Kalender-Integration den Kalender aus, den du im Vorfeld angebunden hast.
Mehr zum Thema Kalender
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Füge den Kalender abschließend in den Prompt im ersten Reiter "Grundinformationen" ein.
Beispiel: Wenn der Anrufer einen Termin buchen möchte -> nutze den Kalender Outlook / Microsoft 365
¶ API-Endpunkt-Konfiguration
Durch die API-Endpunkt-Konfiguration können während des Gesprächs definierte Aktionen in Folgesysteme ausgelöst werden.
- Wähle im Auswahlfeld die Aktion aus: Post, Get, Put, Delete
- Trage den API Namen ein
- Hinterlege die URL des Endpunkts
- Header können über den "Header hinzufügen" Button ergänzt werden
- Befülle den Anfrage-Body
- Weitere API-Endpunkte können über den Button "Api-Endpunkt hinzufügen" ergänze werden
Detaillierte Infos und Vorlagen für Systeme findest du unter API-Integrationen-(3rd-Party).
Wenn du Fragen zu dieser erweiterten Funktion hast, helfen wir dir gerne support@novofon.ai
Speichere mit dem Button unten rechts deine Eintragungen im Reiter “Während des Anrufs”.
Nach dem Speichern können die vorgenommenen Einstellungen direkt im Browser getestet werden. Dazu einfach den Button"Agent testen" klicken (beachte dass hierbei Kosten anfallen).
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai
¶ Nach dem Anruf
Im dritten Reiter kann konfiguriert werden, welche Aktionen der KI-Agent nach dem Anruf ausführt.
¶ Gesprächsverarbeitung
- Der KI-Agent kann nach jedem Anruf eine automatische Gesprächszusammenfassung mit den wichtigsten Inhalten, Ergebnissen und To-Dos erstellen – ideal für Dokumentation und schnelle Weiterverarbeitung.
Es gibt die Möglichkeit sich die Zusammenfassungen automatisch nach jedem Anruf per Mail und/oder SMS zusenden zu lassen.
- Wähle im Feld "Intelligente Gesprächszusammenfassung" die gewünschte Option aus
- die Mail geht an die registrierte Anmelde-E-Mail Adresse
- die SMS geht an die eingetragene Mobilnummer in den Profil-Einstellungen (stelle sicher, dass in den Profil-Einstellungen eine Mobilnummer hinterlegt ist)
Gesprächszusammenfassungen und Transkription sind im Bereich Anrufverwaltung im zweiten Reiter Anrufhistorie für alle Anrufe einsehbar. Mehr dazu unter anrufverwaltung.
- Der KI-Agent kann als Follow-up dem Anrufer nach dem Gespräch automatisiert eine definierte SMS zukommen lassen.
- aktiviere im Auswahlfeld das Follow-up
- wähle eine SMS-Vorlage aus oder erstelle den SMS Inhalt (siehe kommunikation)
- wähle die SMS-Versandzeit aus
Das Zustellprotokoll für versendete E-Mails (Gesprächszusammenfassung) und SMS (Gesprächszusammenfassung und Follow-up) ist im Bereich Kommunikation im Reiter Zustellprotokoll einsehbar. Mehr dazu unter kommunikation.
¶ API-Integration
Detaillierte Infos und Vorlagen für Systeme findest du unter API-Integrationen-(3rd-Party).
Wenn du Fragen zu dieser erweiterten Funktion hast, helfen wir dir gerne support@novofon.ai
Speichere mit dem Button unten rechts deine Eintragungen im Reiter “Nach dem Anruf”.
Nach dem Speichern können die vorgenommenen Einstellungen direkt im Browser getestet werden. Dazu einfach den Button"Agent testen" klicken (beachte dass hierbei Kosten anfallen).
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai
¶ Anrufe & Konfiguration
Im vierten Reiter kannst du Anrufeinstellungen, Audio-Parameter und Systemverhalten konfigurieren.
Es sind Werte voreingestellt, diese können aber je nach Anwendungsfall angepasst werden.
- Anrufdauer: die maximale Zeit pro Anruf den der KI-Agent tätigt (Einheit: Minuten). Nach der eingestellten maximalen Anrufzeit wird das Gespräch beendet
- Maximale Wartezeit: die maximale Wartezeit bis der KI-Agent das Gespräch beendet, wenn keine Antwort mehr vom Anrufer kommt (Einheit: Sekunden)
- KI-Verhalten: ist die Kreativität des KI-Agenten. Konservativ bedeutet, dass sich der KI-Agent sehr strikt an die Vorgaben aus dem Prompt hält (Gespräch kann etwas strikt wirken). Bei der kreativen Einstellung antwortet der KI-Agent etwas lockerer und improvisiert mehr. Die ausgewogene Einstellung ist das Mittelmaß von beiden Einstellungen
Die Zeitkonfiguration mit Präfix-Padding, Stille Erkennung und Audi-Verarbeitung sind von novofon fixiert, um jedem KI-Agenten das beste Anrufverhalten mitzugeben.
Speichere mit dem Button unten rechts deine Eintragungen im Reiter “Anrufe & Konfiguration”.
Nach dem Speichern können die vorgenommenen Einstellungen direkt im Browser getestet werden. Dazu einfach den Button"Agent testen" klicken (beachte dass hierbei Kosten anfallen).
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai