¶ Schnellstart
Hier erfährst du, wie du deinen KI-Telefonassistenten mit den grundlegenden Fähigkeiten ausstattest und schnell für deine Kundenanrufe als intelligenten Anrufbeantworter nutzen kannst.
¶ 1. Grundlegende Fähigkeiten
Die grundlegenden Fähigkeiten für deinen eigenen KI-Telefonassistenten können innerhalb kurzer Zeit in der Agentenverwaltung erstellt werden.
Zu den grundlegenden Fähigkeiten zählen:
- Auswahl von Name und Stimme der KI
- Kontinuierliche Erreichbarkeit unter der eigenen novofon-Telefonnummer
- Definierte Begrüßungsnachricht, Verhaltensregeln und Auskünfte im Prompt
¶ Vorgehensweise
Erstelle einen KI-Telefonassistenten im Bereich der Agentenverwaltung. Klicke auf “Agent erstellen”, es öffnet sich ein neues Fenster.
¶ 1. Agenten Details
- Trage hier einen Namen für deinen Agenten ein
- Wähle die Stimme für die KI (die Stimmen können direkt mit dem blauen Play Button angehört werden)
- novofon Rufnummer kaufen: Wähle das verfügbare Land aus und klicke “Nummer kaufen”
- Die Nummer ist jetzt deinem KI-Telefonassistenten zugeordnet
- Die hier gekaufte Nummer erscheint ebenfalls in der Übersicht der Telefonnummern
4. Aktiviere den KI-Telefonassistenten im Feld “Bot-Status”
Die Sprache der KI muss bei novofon nicht ausgewählt werden, diese erkennt die KI automatisch anhand des Prompts und der Sprache des Anrufers.
¶ 2. Definiere die Begrüßungsnachricht und Inhalte des Prompts
- Trage die Begrüßungsnachricht ein. Mit dieser fixen Nachricht werden die Anrufe entgegengenommen.
- Beispiel: "Hi ich bin Tim von novofon, wie kann ich dir weiterhelfen?"
Beachte dass die Begrüßungsnachricht möglichst kurz ist und den Anrufer dazu bewegt, sein Anliegen zu schildern. Bei zu langen Begrüßungsnachrichten können Anrufer den Eindruck erhalten, bei einem Anrufbeantworter gelandet zu sein.
- Setze den Haken bei "Anrufer über Aufzeichnung informieren". Die KI informiert dann den Anrufer automatisch dass das Gespräch aufgezeichnet wird (gesetzlich vorgeschrieben). Die Information über die Aufzeichnung kann alternativ auch im Prompt definiert werden.
- Im Prompt wird das Verhalten und die Aktionen der KI beschrieben.
Damit das Gesprächsverhalten möglichst natürlich ist und die wesentlichen Elemente vorhanden sind, nutze die Vorlagen aus dem Hilfe Center.
Vorlage: KI Anrufbeantworter
Speichere mit dem Button unten rechts deine Eintragungen im Reiter “Grundinformationen”.
Dein KI-Telefonassistent besitzt jetzt die grundlegenden Fähigkeiten und ist unter der novofon-Rufnummer erreichbar.
novofon-Tipp: benutze den Button “Agent testen”, um direkt im Browser deine Einstellungen zu testen.
¶ 2. Zusätzliche Fähigkeiten (optional)
Die möglichen Fähigkeiten eines KI-Telefonassistenten gehen bei novofon weit über die grundlegenden Fähigkeiten hinaus. Wenn sie einmalig eingerichtet sind, können sie auch für mögliche weitere KI-Telefonassistenten verwendet werden.
Zu den zusätzlichen Fähigkeiten zählen:
1. Anrufweiterleitung
- Anrufe während des Gesprächs intelligent an Ansprechpersonen weiterleiten
- Siehe dazu Anrufweiterleitung
2. Kalenderintegration für Terminbuchungen
- Während des Gespräches auf Kalender zugreifen, freie Termine identifizieren und Termine mit dem Kunden vereinbaren
- Siehe dazu Kalender
3. Wissensdatenbank
- Auf Unternehmenswissen (PDF, DOCX, etc.) zugreifen und dem Anrufer zusätzliche Informationen bereitstellen
- Siehe dazu Wissensdatenbank-RAG
4. Intelligente Gesprächszusammenfassung (E-Mail/SMS)
- Automatisch Zusammenfassungen der Gesprächsinhalte erhalten
- Siehe dazu Kommunikation
5. SMS Follow-ups für den Anrufer
- automatische SMS für den Anrufer nach dem Gespräch
- Siehe dazu Kommunikation
6. Websuche
- Auf Internetseiten zugreifen und dem Anrufer zusätzliche Informationen bereitstellen
- Siehe dazu “Agentenverwaltung”, Reiter “Während des Anrufs”
7. Variablen Extraktion & API-Integration
- Definierte Inhalte des Anrufs extrahieren und angebundenen Folgesystemen bereitstellen
- Siehe dazu “Agentenverwaltung”, Reiter “Daten & API Calls”
¶ 3. Rufweiterleitung einrichten
Nachdem der novofon KI-Telefonassistent vollständig mit den gewünschten Fähigkeiten ausgestattet ist, soll abschließend die Rufumleitung von deiner Festnetz- oder Mobilnummer auf die novofon-Telefonnummer eingerichtet werden.
Siehe dazu Rufweiterleitung einrichten
¶ Support
Wenn du Unterstützung benötigst, erreichst du uns jederzeit unter support@novofon.ai